Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Bijles LevelUp is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

Bijles LevelUp
Jan Rebelstraat 16, 1069 CC Amsterdam
KVK: [KVK-nummer]
E-mail: info@bijleslevelup.com
Telefoon: 06 87 41 59 81

2. Welke gegevens verzamelen we

Van ouders/verzorgers en klanten

• Naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer
• Inloggegevens voor het ouderportaal
• Betaal- en facturatiegegevens (via onze betaaldienstverlener Mollie)
• Communicatie met ons, bijvoorbeeld via het contactformulier of e-mail

Van leerlingen

• Naam, geboortejaar/leeftijd, school en niveau of leerjaar
• Lesrooster, aanwezigheid en lesverslagen
• Huiswerk, voortgang en toetsresultaten
• Eventuele bijzonderheden die een ouder zelf met ons deelt om de begeleiding beter af te stemmen (bijvoorbeeld een leerbehoefte of aandachtspunt). Dit soort gegevens kan bijzondere persoonsgegevens bevatten (bijv. gezondheidsgerelateerde informatie) en gebruiken we uitsluitend om de begeleidende docent goed te informeren.

Voor leerlingen die oud genoeg zijn om zelf in te loggen, verwerken we ook hun eigen inloggegevens.

3. Waarvoor gebruiken we deze gegevens, en op welke grond

• Uitvoeren van de begeleidingsovereenkomst — inplannen van lessen, bijhouden van voortgang en huiswerk, contact over het lesrooster.
• Facturatie en betalingen — het opstellen van facturen en het verwerken van (automatische) incasso via Mollie.
• Communicatie — bijvoorbeeld een melding bij een roosterwijziging, een reactie op een vraag, of informatie over de intake.
• Wettelijke verplichtingen — zoals onze fiscale bewaarplicht voor facturen.

De rechtsgrond hiervoor is meestal de uitvoering van de overeenkomst die we met jou hebben, aangevuld met een wettelijke verplichting (facturatie) en soms een gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld een goed werkend rooster). Voor bijzondere persoonsgegevens die een ouder zelf met ons deelt, gaan we uit van uitdrukkelijke toestemming van de ouder/verzorger — die je op elk moment kunt intrekken door contact met ons op te nemen.

4. Delen met derden

We verkopen jouw gegevens nooit aan derden. We delen gegevens alleen met partijen die ons helpen de dienstverlening te kunnen bieden, en uitsluitend voor dat doel:

• Mollie — onze betaaldienstverlener, voor het verwerken van betalingen en automatische incasso. Mollie verwerkt deze gegevens onder haar eigen privacyverklaring.
• Onze e-mailprovider — voor het versturen van transactionele e-mails, zoals een factuur, een roosterwijziging of een wachtwoord-reset.
• Onze hostingpartij — die de website en portalen voor ons host en uitsluitend als verwerker optreedt.

Met deze partijen hebben we afspraken gemaakt (verwerkersovereenkomsten) over zorgvuldig gebruik van je gegevens.

5. Cookies & analytics

Voor websitestatistieken gebruiken we Umami, een privacyvriendelijke analytics- oplossing die we zelf hosten. Umami plaatst geen tracking cookies en verzamelt geen persoonsgegevens die herleidbaar zijn tot een individuele bezoeker, en er worden geen gegevens gedeeld met externe advertentienetwerken.

6. Hoe lang bewaren we gegevens

We bewaren gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we ze verzameld hebben, en niet langer. Facturen en de daaraan gekoppelde administratieve gegevens bewaren we 7 jaar, zoals de wet voorschrijft. Na het beëindigen van de begeleiding archiveren we het account: de gegevens blijven dan bewaard (onder meer voor het geval de begeleiding op een later moment weer wordt opgepakt, en voor de fiscale bewaarplicht op facturen), maar worden niet meer actief gebruikt.

7. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen: versleutelde verbindingen (HTTPS), een beveiligde inlogomgeving met versleuteld opgeslagen wachtwoorden, en toegang tot persoonsgegevens die beperkt is tot medewerkers die deze nodig hebben voor hun werk.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• Inzage te vragen in de gegevens die we van jou (of je kind) verwerken;
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• Gegevens te laten verwijderen;
• Het gebruik van je gegevens te laten beperken of hiertegen bezwaar te maken;
• Je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• Een gegeven toestemming weer in te trekken.

Voor verwijdering geldt één uitzondering: facturen en de daaraan gekoppelde gegevens moeten we, ook na een verwijderingsverzoek, nog bewaren zolang de fiscale bewaarplicht van 7 jaar loopt. Overige gegevens, zoals lesverslagen, huiswerk en voortgangsgegevens, verwijderen we op verzoek.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur een e-mail naar info@bijleslevelup.com. We reageren zo snel mogelijk, en in elk geval binnen vier weken.

9. Minderjarigen

Onze begeleiding is voor een groot deel gericht op minderjarige leerlingen. Een account voor een leerling wordt aangemaakt via de ouder of verzorger, die daarmee toestemming geeft voor de verwerking van de gegevens van hun kind zoals in deze verklaring beschreven.

10. Klachten

Heb je een klacht over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via info@bijleslevelup.com, dan proberen we het samen op te lossen. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening verandert. De datum bovenaan deze pagina laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.